Quản lý đặt chỗ phòng họp

 

Giải pháp quản lý đặt chỗ phòng họp

Các công ty lớn hay nhà cung cấp văn phòng dịch vụ văn phòng ảo thường có rất nhiều phòng họp. Nhưng với số lượng phòng ban hay nhân viên lớn, nhu cầu tối ưu việc sử dụng phòng họp, tránh bị đặt chỗ trùng nhau hay phòng họp để trống trong khi có bộ phần đang cần họp gấp, … thì các công ty này cần sử dụng phần mềm quản lý việc đặt phòng đi kèm với hệ thống màn hình LCD gắn tại mỗi phòng họp.

Giải pháp này chi tiết như sau:

  • Mỗi phòng họp gắn một Touch LCD 8”-10” ngay ngoài cửa. Các LCD (dùng iPad, Andriod Tablet, Kindle Fire, hay IAdea XDS-1078) này có cài phần mềm Yarooms, kết nối với mạng LAN dùng WiFi hay cáp mạng. Có phần mềm quản lý trung tâm cài trên một server của KPMG, phần mềm này có thể kết nối với Outlook Exchange, Google iCalendar, …

  • Màn hình LCD hiển thị nội dung họp, người book, thời gian bắt đầu và kết thúc họp. Thông tin này được đồng bộ với server.
  • Nhân viên có thể xem phòng họp còn trống hay đã đặt chỗ ngay tại phòng họp, nếu trống thì cho phép đặt chỗ họp dùng màn hình touch, hoặc dùng web browser của máy tính, smartphone, tablet,…để đặt chỗ phòng họp từ xa. Hay dùng Outlook để book phòng họp. Cho phép thông báo lịch họp cho cả những người có email ngoài hệ thống Outlook.
  • Lịch họp có thể xem được hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
  • Việc đặt chỗ có thể tự động, ai cũng đặt được miễn phòng còn trống, hay đi qua nhân viên phụ trách hay cấp quản lý phê duyệt đặt chỗ trước.
  • Quản lý phòng họp không bị giới hạn về địa lý, có thể dùng cho nhiều văn phòng cùng lúc.
  • Có thể book các thiết bị khác như máy chiếu, đầu DVD, TV,… hay đồ ăn nước uống cho phòng họp.
  • Nhân viên khi vào họp thì check-in trên LCD để báo phòng đã bị chiếm, khi hết giờ đăng ký mà họp chưa xong có thể gia hạn thời gian trên LCD. Họp xong bấm check-out trên LCD thì sẽ báo phòng trống để người khác có thể đặt chỗ vào họp, từ đó tối ưu sử dụng phòng họp.
  • Sau thời gian đã cài đặt trước nếu không có ai check-in vào họp thì LCD sẽ tự động chuyển trạng thái sang “Còn trống” để người khác có thể đặt phòng.
  • Có thể phân quyền cho người đặt chỗ, ví dụ cấp quản lý được ưu tiên hơn nhân viên khi đặt phòng. Hay có các phòng họp chỉ cấp quản lý mới được đặt chỗ,…
  • Có xuất báo cáo sử dụng hay tính phí phòng họp theo yêu cầu.

Xin liên hệ với chúng tôi nếu bạn có nhu cầu quản lý phòng họp để nhận được tư vấn chi tiết hơn.